Wie kann man ein Dokument elektronisch signieren?

Durch den ständigen Fortschritt der Technik wurde ein Weg gefunden, elektronische Dokumente zu signieren. Dies ist die elektronische oder digitale Signatur. Im administrativen Bereich wird der Austausch dank dieses revolutionären Verfahrens erleichtert. Wie wird ein Dokument elektronisch signiert? Und welche Garantien bietet diese Praxis?

Die elektronische Unterschrift

Die elektronische Signatur entspricht per Definition einem virtuellen Identitätsdokument, das von einer Zertifizierungsstelle authentifiziert werden muss. Sie ist auf jedes Online-Dokument anwendbar und erfolgt über einen Verschlüsselungsprozess, der ein elektronisches Zertifikat verwendet. Genau wie die gewöhnliche handschriftliche Unterschrift belegt auch die elektronische Signatur offiziell Ihre Identität. Eine Zertifizierungsstelle unterstützt diese Authentizität für einen Zeitraum von einem Jahr, d.h. sie garantiert die Ausstellung des digitalen Zertifikats, die Signatur nach der Validierung sowie die Weiterverfolgung der abgelaufenen Zertifikate. Um mehr zu erfahren, können Sie die Website yousign.com besuchen.

So fügen Sie eine elektronische Signatur ein

Ob in Word oder PDF, ein Dokument elektronisch zu signieren ist durchaus möglich. Für das Hinzufügen einer Signatur zu einer Word-Datei ist keine spezielle Schulung erforderlich. Sie müssen nur ein paar Schritte befolgen. Der erste Schritt besteht natürlich darin, die Word-Datei zu öffnen. Anschließend müssen Sie die Registerkarte "Einfügen" auswählen, die sich im Fenster am oberen Rand der Seite befindet. Wenn Sie die Registerkarte gefunden haben, müssen Sie auf die Option "Signatur" in der Symbolleiste klicken, und zwar in der oberen rechten Ecke von "Text" unterhalb der Registerkarte "Einfügen". Dort finden Sie eine Registerkarte mit dem Namen "Signature Line". Nachdem Sie sich vergewissert haben, dass das Dokument gespeichert ist, sehen Sie unten auf der Seite ein Dialogfeld mit einigen Informationen, in diesem Fall den Namen, die Berufsbezeichnung usw. Fügen Sie schließlich zur zusätzlichen Sicherheit ein Datum hinzu, indem Sie "Datum in der Signaturzeile anzeigen" aktivieren.

Die Vorteile der digitalen Signatur

Zunächst einmal hat die Unterschrift elektronischer Dokumente den gleichen Wert wie die von handgeschriebenen Dokumenten. Sie alle garantieren die Echtheit der Signatur. Außerdem rechtfertigt diese Praxis die Tatsache, dass ab dem Zeitpunkt des Einfügens der digitalisierten Unterschrift keine Fälschung oder Veränderung an den elektronischen Dokumenten vorgenommen wurde. Nun finden Sie nach dem Einfügen eine Registerkarte "Signatur" und die Datei wird im schreibgeschützten Modus geöffnet, sodass keine Änderungen möglich sind. Da die Signatur unnachahmlich ist, werden Sie sogar feststellen, dass das Datum der Signatur sichtbar bleibt, wenn Sie die Option Zeitstempel angeklickt haben.

Sind elektronische Signaturen rechtsverbindlich?

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